От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Но отвлекаться и прерываться — разные вещи. Отвлекаться вы можете в результате проблем с самодисциплиной или офисной культурой. Вокруг вас может быть нечто, отрывающее ваше внимание от заданий и мешающее сосредоточиться. Это может стать проблемой, если происходит слишком часто; в таком случае надо ограничить уровень шума или, возможно, сменить место офиса. Атмосфера, в которой слишком много отвлекающих моментов, может способствовать низкой продуктивности и раздражению сотрудников, начинающих полагать, что требования к ним слишком высоки, несправедливы и недостижимы.

С другой стороны, прерываетесь вы тогда, когда кто-то хочет вашего внимания, а вы пытаетесь сосредоточиться на чем-то своем. Мы проводим так много времени в совместных трудах, что воспринимаем подобные прерывания как естественную часть дня. Но иногда отрывают от работы буквально целый день. Невозможность справиться с подобным может привести к тому, что придется взять работу на дом или остаться допоздна, когда все уже ушли, а вы наконец можете приступить к своим обязанностям.

В офисе, в котором работал я, людям постоянно приходилось ходить от стола к столу, чтобы координировать совместные проекты. Как легко в условиях такого типа начать потихоньку вместо рабочих вопросов обсуждать планы на выходные? Было приятно работать в дружном коллективе, и мне нравились отношения, которые я выстроил. Но я видел: все мы прилагали огромные усилия, чтобы оставаться сосредоточенными на работе и при этом не грубить друг другу. Я знал, что должен найти способ справляться с прерываниями, если хочу нормально работать.

Самым простым решением было бы запереть дверь офиса или поставить на стол табличку «Не беспокоить» и отказываться говорить с кем-либо. Тем не менее в действительности это обычно не работает, потому что часто нас отвлекают по поводу работы и задают вопросы, на которые мы обязаны ответить. Не всегда нас прерывают поболтать — это неплохо изначально. Иногда информация или люди, которые вам нужны, приходят в неудобное время; хотя вас и прервали, вы рады их видеть. Иногда полезные или даже отличные события могут произойти, когда нас прерывают. Но в конце концов надо возвращаться к тому, что вы делали до этого.

Я пытался узнать, как эксперты по поведению советуют поступать в подобных случаях, но те тактики, которые я изучил, не работали. Предлагали, например, вставать, когда кто-то подходит к столу, избегать зрительного контакта, если прерывают, или пытаться подойти к их столу прежде, чем они подойдут к вашему. Один даже предлагал подрезать передние ножки «гостевых» стульев в офисе, чтобы, садясь, люди чувствовали, как сползают: им будет неудобно, и они не захотят оставаться надолго. И этот совет действительно как-то попал в опубликованную книгу! По мне, выглядит немного нелепо. И со временем я придумал свои методы борьбы с прерываниями.

Вот вопросы, на которые я искал ответы:

• Как реагировать на прерывание (и его причины), чтобы не сбиться с курса и оставаться вежливым, когда мало времени?

• Как быстрее вернуться к работе после того, как прервали, чтобы не тратить еще больше времени?

К этим вопросам мы и обратимся.

Придерживайтесь обсуждения рабочих тем

Сложно вернуться к нужному курсу, когда разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Нравится собеседник или нет, вы подчас ловите себя на желании услышать звонок телефона, избавляющий от этого длинного непреднамеренного разговора. Именно поэтому вы должны сразу же, как только возможно, установить рамки времени, на которое готовы прерваться. Это ключ к тому, чтобы разговор получился настолько кратким, насколько надо вам.

Лучший способ это сделать — огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, направляющемуся к вам человеку, а потом задавать целенаправленные вопросы.

Вот несколько примеров:

«Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»

«Мне надо сделать несколько телефонных звонков. Ты хочешь обсудить что-то конкретное или мы можем поговорить позже?»

«Я собираюсь на совещание примерно через пять минут. Можешь кратко рассказать мне свою проблему за полминутки или лучше я позвоню тебе после совещания?»

Даже с помощью короткого наводящего вопроса вроде «Как я могу вам помочь?» или (для телефонного звонка) «По какому вопросу вы обращаетесь?» можно быстро выяснить основную причину, по которой вас прервали, и дать понять, что у вас нет сегодня времени на пустую болтовню. Это задает тон и показывает, что вы намерены говорить только по делу.

Если понятно, что вас собираются прервать на продолжительное время, стоит запланировать 15-минутную встречу с этим человеком по окончании текущего задания. Если ваши целенаправленные вопросы показывают, что разговор окажется дольше нескольких минут, скажите что-нибудь вроде: «Я был бы рад помочь тебе с этим. Мне надо кое-что закончить за полчаса. Давай мы с тобой потом минут за пятнадцать все обсудим? Я к тебе зайду». Когда вы снова встретитесь через полчаса, можете опять ограничить рамки времени и тему разговора, сказав: «О’кей, у нас есть пятнадцать минут. Давай посмотрим, успеем ли мы обсудить те два вопроса, которые ты упомянул. Чем я могу помочь?»

Причины, по которым вас прерывают, обычно попадают в эти три категории:

1. Задание — кто-то хочет, чтобы вы его выполнили («пришли сроки проекта Мишель»).

2. Встреча — кто-то хочет с вами ее запланировать («ты сможешь прийти на совещание с Дейвом и Джеки в 14:00?»).

3. Обмен информацией (например, общими новостями или стратегией принятия решений).

Если надо просто записать какое-то задание в список дел или запланировать время в календаре, ваши целенаправленные вопросы обычно позволяют не отвлекаться от работы, прерываясь всего на минуту-две. Тем не менее, если прерывают ради обмена информацией, это занимает намного больше времени — может даже привести к переделке расписания.

Тот, кто хочет обменяться информацией, оперирует данными, фактами и цифрами, детальной информацией, контекстом, мнением или советами и решениями. Например, кто-то останавливается у вашего стола, чтобы спросить о результатах обзвона клиентов. Если вы просто расскажете о том, с кем говорили и что продажи были успешными, а также сколько удалось заключить контрактов, вы прерветесь не более чем на две минуты. Но разговор о детальной информации, контексте, мнении требует объяснить, как вы нашли этого клиента, почему он выбрал ваш продукт, а не конкурента, детали контракта, ваше мнение насчет долгосрочности отношений. Вам, возможно, придется, в свою очередь, спросить: «Как вы думаете, что дальше делать с этим клиентом?» Если вас прервали и разговор двигается в сторону обмена информацией, контекста, мнения или совета, надо сделать из него запланированную встречу, потому что эта информация требует больше времени для обсуждения. И такой незапланированный разговор не лучшая форма подобного обмена информацией. Предложите назначить встречу на более подходящее время, желательно уже после того, как вы закончите текущее сложное задание; и можете быть уверены, что ваше обсуждение получит столько времени и внимания, сколько заслуживает, и вы не потеряете настрой на запланированную работу.